Theo quy định của Luật thương mại 2005, Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ.

Hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam, Thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại khi tổ chức cho thương nhân khác tham gia hội chợ, triển lãm phải được đăng ký và phải được xác nhận bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP thay thế Nghị định 37/2006/NĐ-CP quy định về Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm thương mại mới nhất như sau:

1. Đối tượng thực hiện thủ tục:

Thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam (không bao gồm các hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại trong khuôn khổ các Chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định) hoặc tổ chức cho thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài (không bao gồm các hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại trong khuôn khổ các Chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ quyết định) phải thực hiện thủ tục hành chính đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

2. Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận và xác nhận đăng ký:

– Sở Công Thương nơi tổ chức đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam;

– Bộ Công Thương đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.

3. Cách thức đăng ký với cơ quan có thẩm quyền:

Thương nhân được lựa chọn một trong các cách thức đăng ký sau:

– Nộp 01 hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

– Nộp 01 hồ sơ đăng ký trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

– Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

4. Thời hạn đăng ký: 

Căn cứ theo ngày nhận ghi trên vận đơn bưu điện hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua đường bưu điện, căn cứ theo ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc căn cứ theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến:

– Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 30 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam;

– Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 45 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.

5. Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại bao gồm:

– 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP;

– 01 Bản sao không cần chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật;

6. Nội dung đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, bao gồm:

– Tên, địa chỉ của thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại;

– Tên, chủ đề hội chợ, triển lãm thương mại (nếu có);

– Thời gian, địa Điểm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại;

– Quy mô dự kiến của hội chợ, triển lãm thương mại;

– Việc tổ chức trưng bày hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ; việc tổ chức cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ, chứng nhận uy tín, danh hiệu của thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại; việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với danh nghĩa của tỉnh, thành phố hoặc danh nghĩa quốc gia Việt Nam.

7. Thời gian thực hiện thủ tục: 

Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ.

Trong trường hợp không xác nhận thì cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải nêu rõ lý do.

Nội dung xác nhận hoặc không xác nhận thực hiện theo Mẫu số 11 hoặc Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

8. Trường hợp có từ hai thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại trở lên đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trùng tên, chủ đề, thời gian, địa bàn:

Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tổ chức hiệp thương để lựa chọn thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại được tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại đó.

Trường hợp việc hiệp thương không đạt kết quả, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền quyết định xác nhận đăng ký cho một thương nhân hoặc tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại được tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại căn cứ vào các cơ sở sau đây:

– Kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tương tự đã thực hiện;

– Năng lực tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại;

– Kinh nghiệm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại cùng tên, cùng chủ đề hoặc các hội chợ, triển lãm thương mại tương tự;

– Đánh giá của các hiệp hội ngành hàng liên quan.

9. Báo cáo kết quả hội chợ, triển lãm thương mại:

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại phải có văn bản theo Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về kết quả việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo những nội dung đã đăng ký và được xác nhận.

10. Yêu cầu đối với Hội chợ, triển lãm thương mại:

Hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

– Hàng hóa tại hội chợ, triển lãm thương mại phải được trưng bày, giới thiệu trong các gian hàng tiêu chuẩn (kích thước 3mx3m) hoặc khu vực tương đương với nhiều gian hàng tiêu chuẩn;

– Có đầy đủ các dịch vụ phục vụ gồm: Điện, nước, an ninh, vệ sinh.

 Việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam với danh nghĩa của tỉnh, thành phố phải đạt được các tiêu chuẩn theo quy định trên và các tiêu chuẩn theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố. Việc tổ chức tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài với danh nghĩa Quốc gia Việt Nam phải đạt được tiêu chuẩn theo quy định của Bộ Công Thương.